Zásady ochrany osobních údajů (Informace dle GDPR)

Správce: Bez předsudků z. s., Zenklova 24/54, 180 00 Praha 8, IČO 193 89 086, spisová značka L 77758, Městský soud v Praze.

E-mail (GDPR): katerina.maleckova@bezpredsudku.cz / bezpredsudkuzs@gmail.com

Pošta: Bez předsudků z. s., Zenklova 24/54, 180 00 Praha 8.

Pověřenec: neschválen (při naší velikosti není povinný). Kontaktní osobou je statutární zástupce.

• Identifikační a kontaktní údaje: jméno, e-mail, telefon, organizace, fakturační údaje.
• Údaje o akci/registraci: typ akce, příjezdy/ubytování, preferované programy, zvláštní potřeby.
• Transakční údaje: informace o platbě/variabilním symbolu, druh vstupného (platební karty zpracovává platební brána – čísla karet nevidíme).
• Komunikace: e-maily, odpovědi na formuláře, dotazy.
• Obrazové záznamy: fotografie a videa z akcí.
• Technické údaje: IP adresa, hlavičky HTTP, logy serveru, cookie identifikátory (viz kapitola Cookies).
• Projektové/grantové údaje: pracovní pozice v projektu, CV, podpisové vzory (u partnerů), prezenční listiny.
• Personální údaje (nábor): životopis, motivační dopis, reference.
• Děti a zákonní zástupci: jen v rozsahu nezbytném pro bezpečnost a účast (viz Child Protection Policy a souhlasy).

Zdroje: přímo od vás (formuláře, e-mail), z veřejných zdrojů (IČO/organizace), od partnerů (např. škola), z generovaných logů a cookies.

3.1 Provoz webu a bezpečnost (logy, nezbytné cookies)

• Účel: zobrazení webu, vyšetření incidentů, zabezpečení (firewall/antispam).
• Právní základ: oprávněný zájem (IT bezpečnost, provoz stránky).
• Příjemci: webhosting WEDOS Internet, a.s. a další IT dodavatelé.
• Doba uchování: serverové logy max. 6 měsíců, není-li nutné delší uchování kvůli incidentu.

3.2 Registrace na akce / prodej vstupenek

• Účel: přijetí a správa registrace, organizace akce, fakturace a dokladovost.
• Právní základ: plnění smlouvy; u zvláštních potřeb/diét výslovný souhlas.
• Příjemci: účetní/právní poradci, poskytovatelé ticketingu/platební brány.
• Doba: po dobu akce a následně podle zákonných lhůt (účto/daně – typicky 5–10 let).

3.3 Newsletter a přímý marketing

• Účel: zasílání novinek o projektech a akcích.
• Právní základ: souhlas (double opt-in) nebo oprávněný zájem u našich stávajících příjemců služeb; vždy možnost odhlásit se.
• Doba: do odhlášení / odvolání souhlasu; evidenci souhlasu držíme přiměřeně (obvykle 3 roky od poslední komunikace) pro doložení souladu.

3.4 Fotografie a videa z akcí

• Účel: dokumentace a informování o naší činnosti (web, sociální sítě, výroční zpráva), archivace projektů.
• Právní základ: u dospělých oprávněný zájem (veřejné informování o akci) – respektujeme námitky/opt-out a nabízíme zóny „bez focení“; u dětí souhlas zákonného zástupce (viz šablona v CPP), vždy s možností kdykoliv odvolat.
• Doba: standardně do 5 let nebo do odvolání souhlasu (u dětí).
• Pozn.: u citlivých situací/detailních portrétů používáme souhlas i u dospělých.

3.5 Granty, projekty, dárci a partneři

• Účel: plnění grantových pravidel a smluv (prezenční listiny, výstupy, audity), evidence darů a dárců.
• Právní základ: plnění smlouvy, právní povinnost, oprávněný zájem (doložení činnosti).
• Příjemci: grantové agentury, auditoři, účetní; veřejné výstupy publikujeme v rozsahu nutném.
• Doba: po dobu projektu a dle archivačních pravidel poskytovatele (typ. 5–10 let).

3.6 Dotazy a korespondence

• Účel: vyřízení dotazů a žádostí.
• Právní základ: oprávněný zájem / plnění smlouvy.
• Doba: zpravidla 12 měsíců od vyřízení, nestanoví-li zákon jinak.

3.7 Personální nábor

• Účel: posouzení kandidátů, vedení výběrového řízení.
• Právní základ: oprávněný zájem; uchování do budoucna jen se souhlasem.
• Doba: neúspěšní kandidáti 6 měsíců (nebo dle souhlasu až 12 měsíců).

3.8 Oprávněný zájem na ochraně práv

• Účel: prevence podvodů, uplatnění/obrana právních nároků, evidence souhlasů a námitkových řízení.
• Právní základ: oprávněný zájem; můžete vznést námitku.
• Doba: zpravidla 3 roky po skončení hlavního účelu nebo do skončení sporu.

3.9 Plnění právních povinností

• Účel: účetnictví, daně, povinné výkazy a kontrola.
• Právní základ: právní povinnost.
• Doba: podle příslušných předpisů (typicky 5–10 let).

Aktuální stav: Na veřejných stránkách nepoužíváme analytické ani marketingové cookies a nenačítáme vložený obsah třetích stran (YouTube, mapy apod.). Může se objevit nezbytné technické cookie (např. session/CSRF) pro funkčnost formulářů či administrace – nejde o sledování.

• Souhlasová lišta: nezobrazujeme, protože nepoužíváme volitelné kategorie cookies.
• Změna do budoucna: pokud zavedeme měření, marketing nebo vložený obsah, před jejich načtením zobrazíme cookie lištu a umožníme granularitu voleb.

• IT a webhosting: WEDOS Internet, a.s.
• E-mail/komunikace/úložiště: Google Ireland Limited (Gmail/Workspace), Microsoft.
• Newsletter/rozhlasy: dle projektu.
• Účetní, právní a auditoři: dle projektu.
• Platební brána/ticketing: dle projektu.
• Orgány veřejné moci a dozor: jen pokud to vyžaduje zákon.
• Sociální sítě (Facebook/Instagram/YouTube): samostatní správci; zpracování probíhá dle jejich zásad.

Vztahy se zpracovateli jsou kryté smlouvou o zpracování (DPA). Předáváme pouze nezbytné údaje.

Primárně zpracováváme v EU/EHP. Pokud dojde k předávání mimo EU/EHP (např. poskytovatelé se servery mimo EHP), použijeme standardní smluvní doložky (SCC) a/nebo proběhne na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně; posoudíme rizika a přijmeme doplňková opatření.

Používáme odpovídající technická a organizační opatření: šifrování a řízení přístupů, dvoufaktorové ověřování, logování přístupů, školení týmu, minimalizace dat, pseudonymizace vybraných výstupů, pravidelné aktualizace. Porušení zabezpečení hlásíme dle GDPR.

• Přístup ke svým údajům, oprava, výmaz, omezení zpracování.
• Námitka proti zpracování (zejména proti přímému marketingu – ten na základě námitky ukončíme).
• Přenositelnost údajů (u souhlasu/smlouvy a automatizovaného zpracování).
• Odvolání souhlasu kdykoliv, bez vlivu na dřívější zpracování.
• Stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Jak požádat: napište nám na výše uvedené e-maily s předmětem „GDPR – uplatnění práva“. Můžeme vás požádat o přiměřené ověření totožnosti. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.

Neprovádíme automatizované individuální rozhodování s právními účinky ani profilování v tomto smyslu.

Provozujeme profily na platformách (např. Facebook/Instagram/YouTube). Tyto platformy jsou samostatnými správci. Řídí se vlastními zásadami ochrany soukromí. Na náš web můžeme vkládat odkazy na cizí stránky – neneseme odpovědnost za jejich obsah ani zpracování údajů.

Tento dokument navazuje na:

• Child Protection Policy (CPP) – ochrana dětí a související GDPR doložka,
• Plán genderové rovnosti (GEP),
• Environmentální politika a akční plán.

Kde je konflikt, použije se přísnější pravidlo ve prospěch ochrany osob a dětí.

Zásady můžeme aktualizovat (např. při změně nástrojů či legislativy). Vždy uvedeme verzi a datum účinnosti. Podstatné změny sdělíme vhodným způsobem (web, e-mail pro odběratele).